Малин Панселл и Илва Полссон помогают организациям внедрять концепцию рабочей среды, созданной с учетом вида деятельности. Прежде чем стать консультантами, они разработали и реализовали данную концепцию для шведского мебельного гиганта ИКЕА. Фото: Ларс Виртен.

«Мы обе участвовали в разработке всей концепции функционально-ориентированных офисов ИКЕА и методов ее реализации в повседневной деятельности», — отмечает Малин Панселл.

Илва Полссон отвечала за внедрение этой концепции при модернизации ИТ-офиса компании ИКЕА в Хельсингборге, в котором работает 1700 сотрудников и консультантов. Проект был успешно реализован, и затем она занялась управлением и внедрением рабочей среды, созданной с учетом вида деятельности, в головном офисе в Мальмё.

«Мы также поддерживали параллельные проекты во многих других странах. Наша концепция была внедрена во все сферы, начиная от дизайна интерьера до управления преобразованиями в ИТ-инфраструктуре», — поясняет Малин Панселл.

Почему именно концепция рабочей среды, созданной с учетом вида деятельности?

Разработка концепции рабочей среды, созданной с учетом вида деятельности, была самой вдохновляющей и захватывающей задачей, с которой Илва и Малин когда-либо сталкивались в своей карьере. Им хотелось реализовывать новые проекты и достигать новых высот, поэтому в 2018 году была создана компания My Workspaces. Используя свой большой опыт работы с глобальным шведским мебельным гигантом, они могут помочь другим компаниям определиться, почему следует использовать в своей работе концепцию рабочей среды, созданной с учетом вида деятельности, и разработать правильную стратегию ее реализации.

«Во-первых, не используйте концепции рабочей среды, созданной с учетом вида деятельности, в качестве повода для сокращения затрат на производственные помещения. Чтобы добиться успеха, вы должны интегрировать эту концепцию с общими бизнес-целями», — отмечает Илва Полссон.

«На наш взгляд, эти проекты должны реализовываться кадровыми ресурсами с помощью производственных возможностей и информационно-технического обслуживания. Главной задачей является изменение паттернов поведения и достижение коммерческих целей. Этот подход должен быть интегрирован во все сферы бизнеса. Даже в процесс подбора новых сотрудников», — отмечает Малин Панселл.

Три основных принципа концепции по внедрению рабочей среды, созданной с учетом вида деятельности

Малин Панселл подчеркивает, что с самого начала необходимо определиться с ответом на главный вопрос, который и послужит отправной точкой для дальнейшего планирования: почему вы хотите внедрить концепцию рабочей среды, созданной с учетом вида деятельности? Какую стратегию хотите реализовать, каких целей достичь? Какой способ выберете для их достижения? Одними из ваших целей могут быть налаживание более тесного и плодотворного взаимодействия, повышение продуктивности и творческого потенциала, забота о здоровье и моральном комфорте ваших сотрудников. Но запомните одну очень важную вещь.

«Концепцию необходимо адаптировать для каждой отдельно взятой организации в индивидуальном порядке. Она не представляет собой универсальное решение», — говорит Илва Полссон.

В ходе интервью с Малин и Илвой становится ясно, что они не заостряют внимания на обсуждении подробностей дизайнерских решений интерьера, когда речь идет о концепции рабочей среды, созданной с учетом вида деятельности. Эту работу выполняют архитекторы, эксперты в этой области. Малин и Илва советуют сосредоточиться на трех важнейших основополагающих принципах:

• Человекоориентированная рабочая среда (лидерство, корпоративная культура и поведение).
• Физическая среда с точки зрения обеспечения определенного строгого функционала (важно, какиефункции, а не то, как они выполняются).
• Цифровая среда и техническая поддержка, например наличие ноутбуков, цифрового документооборота и необходимых средств связи.

Время для мастер-классов

Все три основополагающих принципа взаимосвязаны и имеют решающее значение для успешного внедрения концепции рабочей среды, созданной с учетом вида деятельности. Но все начинается с изменения корпоративной культуры и поведения. Именно поэтому руководство с самого начала должно быть заинтересовано и вовлечено в этот процесс. Следующий шаг — вовлечение всех сотрудников. И когда Илва и Малин говорят «всех», они имеют в виду абсолютно всех сотрудников.

«Это будет довольно непросто. Важно провести несколько семинаров, на которых люди смогут обсудить все возникающие вопросы. Этому нужно будет посвятить много времени. Сначала сотрудники должны получить возможность задать общие вопросы и обсудить их: например, куда они будут вешать верхнюю одежду, будут ли варианты бесплатной парковки, в каком помещении будут проходить кофе-брейки и так далее. Вы должны сначала рассмотреть такие вопросы, прежде чем приступить к обсуждению вопросов по расширению сотрудничества», — говорит Малин Панселл.

Управление, основанное на доверии

Как только руководство выбрало концепцию рабочей среды, созданной с учетом вида деятельности, ни у кого не останется других вариантов выбора. Акцент должен быть сделан на инструментах, необходимых каждому для работы, а не на том, следует ли работать в соответствии с этой концепцией. Все должны знать, почему вводятся изменения, особенно представители среднего руководящего звена.

«Концепция по внедрению рабочей среды, созданной с учетом вида деятельности, подразумевает предоставление большей свободы сотрудникам. Руководство должно осуществляться на расстоянии и основываться на принципах доверия и эффективности. Очень важно, чтобы сотрудники чувствовали, что их видят и ценят. Управление командой, работающей в соответствии с концепцией рабочей среды, созданной с учетом вида деятельности, требует больших усилий. Руководители должны хорошо делать свою работу», — отмечает Илва Полссон.

«Подавайте пример. Меняйте стратегию: переходите от непосредственного наблюдения за рядами столов к построению коммуникационных структур в облаке. Вам не нужно стоять над людьми, чтобы управлять ими», — уверяет Малин Панселл.

«Не стоит присутствовать в офисе каждый день и уж точно не стоит сидеть за одним столом. Если вы будете стараться все контролировать, вы никогда не сможете заставить сотрудников перемещаться и работать гибко. Контроль — не лучший принцип, который следует использовать в команде, которая строит свою работу на основе концепции рабочей среды, созданной с учетом вида деятельности. Отпустите ситуацию, не старайтесь контролировать ее».

Текст: Ларс Виртен (Lars Wirtén)